Az ERP nem egy nagyobb CRM

A CRM elsősorban az érdeklődők, ügyfelek és értékesítési folyamatok kezelésére szolgál. Az ERP - Enterprise Resource Planning - a vállalkozás belső erőforrásait és tranzakcióit szervezi közös rendszerbe.

Egy ERP foglalkozhat például:

  • termék- és cikktörzzsel;
  • készlettel és raktárral;
  • beszerzéssel;
  • értékesítési rendeléssel;
  • szállítással;
  • projekttel és munkaidővel;
  • számlázási előkészítéssel;
  • költséggel és riporttal;
  • jóváhagyással;
  • jogosultságokkal.

Nem feltétlenül tartalmaz teljes könyvelést vagy bérszámfejtést. Ezek gyakran külön, jogszabálykövető rendszerben maradnak, amelyhez az ERP kapcsolódik.

Mikor elegendő még több kisebb rendszer?

Egy induló vagy egyszerű működésű KKV gyakran jól dolgozik külön számlázóval, webshoppal, táblázattal és projektkezelővel. ERP akkor válik indokolttá, amikor a külön rendszerek közötti kézi adatmozgás és eltérés már jelentős költséget vagy kockázatot okoz.

Tíz jel, hogy érdemes ERP-ben gondolkodni

1. Nincs egységes cikktörzs

Ugyanaz a termék más néven, kóddal vagy mértékegységgel szerepel a webshopban, raktárban és számlázóban.

2. A készlet nem megbízható

A rendszer szerinti és valós készlet eltér, ezért túleladás, sürgős beszerzés vagy felesleges raktározás keletkezik.

3. Sok a kézi adatmásolás

A rendelést e-mailből Excelbe, onnan számlázóba és raktári listába viszik át.

4. Nem látható a rendelés teljes állapota

Az értékesítő, beszerzés és raktár más információval dolgozik, az ügyfél pedig nem kap megbízható státuszt.

5. Nehéz a beszerzést tervezni

Nincs közös kép a készletről, nyitott rendelésekről, várható beérkezésről és minimumkészletről.

6. A vezetői riport későn készül

Hónap végén több táblázatból, manuálisan kell összeállítani a forgalmat, árrést, projektállapotot vagy készletértéket.

7. Több telephely vagy raktár van

A mozgás és foglalás egységes nyilvántartás nélkül nehezen követhető.

8. Növekszik a hibaköltség

Rossz termék, duplikált rendelés, elmaradt beszerzés vagy téves ár kerül a folyamatba.

9. Jóváhagyásra van szükség

Bizonyos kedvezmény, beszerzés vagy költség csak vezetői engedéllyel történhet, de jelenleg e-mailből kell visszakeresni.

10. Az integrációk ad hoc módon épültek

Sok külön script és manuális export működik, de nincs központi adatgazda és hibatűrő folyamat.

Az ERP legfontosabb alapja: a master data

A rendszer csak akkor ad megbízható eredményt, ha a törzsadat rendezett. Ide tartozik:

  • termék és cikkszám;
  • mértékegység;
  • ár és adókulcs;
  • partner;
  • raktárhely;
  • beszállító;
  • projekt;
  • költséghely;
  • felhasználó és jogosultság.

Ha a hibás adatot egyszerűen bemigráljuk, az ERP gyorsabban és szélesebb körben fog hibás eredményt előállítani. Az adattisztítás ezért a bevezetés lényegi része.

Dobozos, testreszabott vagy egyedi ERP?

Dobozos ERP

Jó választás, ha a működés közel áll egy standard kereskedelmi, szolgáltatási vagy gyártási modellhez. Előnye a kész modul, támogatás és kialakult gyakorlat.

Testreszabott rendszer

Gyakran ez a legjobb KKV-s irány: kész platform, konfiguráció, egyedi riport és néhány célzott integráció.

Egyedi ERP Core

Akkor indokolt, ha a belső működés speciális, a standard rendszerek tartósan akadályozzák a folyamatot, vagy a vállalkozás termékként is használja a működési platformot. Ilyenkor is modulárisan kell haladni.

Nem kell mindent egyszerre bevezetni

Egy reális roadmap:

1. törzsadat és rendelés

Egységes termék-, partner- és rendelési adat.

2. készlet és raktár

Bevételezés, kiadás, foglalás, mozgás, leltár.

3. beszerzés

Beszerzési igény, rendelés, várható beérkezés, beszállítói státusz.

4. számlázó és webshop integráció

Automatikus adatkapcsolat, hibakezelés és egyeztetés.

5. projekt, idő és költség

Szolgáltató cégnél projekttervezés, ráfordítás és jövedelmezőség.

6. vezetői riporting

Valós adatokból értelmezhető dashboard.

A bevezetés legnagyobb kockázatai

Túl nagy első scope

Ha minden részleget egyszerre akarunk átalakítani, a projekt nehezen tanulható és tesztelhető.

Folyamatdigitalizálás javítás nélkül

A rossz folyamatot nem érdemes változtatás nélkül szoftverbe zárni.

Adatgazda hiánya

Minden törzsadatnak kell felelőse, aki eldönti, mi a helyes érték.

Felhasználói bevonás hiánya

A rendszer akkor működik, ha a napi felhasználók részt vesznek a tesztben és megértik az új működést.

Párhuzamos, eltérő nyilvántartás

Ha az ERP mellett tovább él a „saját igazságot” tartalmazó Excel, gyorsan megszűnik az egységes adatforrás.

Integrációs hibatűrés hiánya

A webshop vagy számlázó kapcsolatánál kezelni kell a kiesést, ismétlést, duplikációt és egyeztetést.

Mit érdemes mérni?

  • manuális adatbevitel ideje;
  • készleteltérés;
  • rendelés átfutási ideje;
  • hibás rendelés vagy szállítás;
  • beszerzési sürgősségek;
  • riportkészítési idő;
  • felhasználói aktivitás;
  • integrációs hibák;
  • projekt- vagy termékjövedelmezőség.

Az ERP sikere nem az, hogy sok modul bekapcsolódott, hanem hogy pontosabb adatból gyorsabb és jobb döntés születik.

A BT Digital megközelítése

KKV-knál nem javasoljuk a teljes vállalat egyszeri „nagy robbanásos” átállását, ha fokozatosan is értéket lehet teremteni. Először feltérképezzük az adatáramlást és a legnagyobb manuális veszteséget. Ezután olyan moduláris roadmap készül, ahol minden szakasz önállóan is használható eredményt ad.

ERP-t akkor érdemes bevezetni, amikor a közös adat és az összehangolt folyamat üzleti értéke már nagyobb, mint a külön rendszerek látszólagos egyszerűsége.